【がんばれ建設】なぜあなたが作成した資料は、「わかりにくい」と言われるのか

───────────────[PR]─
【株速報】急騰期待３銘柄を配信中
　弊社の分析者が厳選の注目銘柄を配信
https://i.mag2.jp/r?aid=a6622078d83bb0
─[PR]───────────────

がんばれ建設
〜建設業専門の業績アップの秘策〜

ハタ コンサルタント株式会社
降　籏　達　生

2024年4月24日 NO2256

■購読・解除は、ご自身でお願いいたします。こちらからできます。
　まぐまぐ！　→　http://www.mag2.com/m/0000177186.html

本メールマガジンのバックナンバーは
以下をご覧下さい。
https://www.hata-web.com/blog

◆「建設技術者　キャリア別能力向上システム」2024年1月改訂版　無料提供中
施工管理技術者の年代ごと必要能力と育成方法を無料提供しています。
新入社員〜幹部社員、および新入社員〜5年目のモデルキャリアプランです。
土木、建築、建築設備、電気技術者に、今回機械・プラント技術者も対象としました。
https://hata-web.com/careerup/

お世話になっている皆様。
いつもありがとうございます。
ハタ コンサルタント株式会社 降籏達生
（ふるはたたつお）です。

◆なぜあなたが作成した資料は、「わかりにくい」と言われるのか

「資料を作るのがへたで、何が言いたいのか
わからないと言われてしまう」

「一所懸命に資料を作成して上司に提出すると、
こんな資料は求めていないと言われた」

「「見づらい資料ですね」
「要するに何が言いたい資料なのでしょうか」
「情報が足りません」と言われることが多い」

こんなことを言われた方はいませんか。
これは資料を作成する際の「種類」を
間違えていることが原因です。

作成する資料には次の2種類があります。
1)じっくり、ちゃんと読む資料
（落ち着いて丁寧に）
2)パッと、サクッと、見る資料
（素早く大雑把に）

状況に合った資料を作成すると、
先ほど書いたような失敗体験は減ります。

◆1)「じっくり、ちゃんと読む資料」は、
細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する必要があります。

作成にあたり留意することはまさに、
「細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する」ことです。
逆に言うと、工夫の要らない資料で、次のようなものです。

・毎月作成する出来高報告資料
・契約書や覚書
・事故報告書やヒヤリハット報告書など、
　細部まで正確に情報を伝達するための書類

これらはひと言で言うと「読む資料」です。

◆2)「パッと、サクッと、見る資料」は、
情報を削ぎ落とし、重要点を強調し、色やグラフなどを活用し、
見やすく、美しい資料にする必要があります。
つまり工夫が必要な資料で、次のようなものです。

・企業説明会や、プロポーザル等にて自社の魅力を訴えるPR資料
・経営層に向けて行うプレゼン資料
・地元説明会にて近隣住民に対して行う工事概要説明資料

これはひと言で言うと「見る」資料です。


ここで重要なのはこの2つを
どう使い分けるかということです。

1)の読む資料とは、相手に読ませるためのものです。
2)の見る資料とは、相手に見せるためのものです。

具体的な事例で解説します。

ケース1：発注者に向けて、設計変更増額を求める資料を作成する

→「読む」ための資料が必要
　数字の裏付けをきちんと書き、増額の必要性を伝える

ケース2：忙しい上司に1分程度で予算書の説明をする

→「見る」ための資料が必要
　工法比較表、同種工事との単価比較表など
　一目で分かる資料が必要

ケース3：客先へのプロポーザル資料

→両方とも必要
　まず、自社PRを「見る」資料で作成し、
　技術提案の内容は「読む」資料で作成する


もしも、どのような資料の作成が必要かが
分からないときは、相手に事前確認します。

「明日のお打ち合わせに資料を持参いたします。
じっくり読み込んでいただく資料は
後日メールにてお送りしますので、
明日はパッと見ていただく程度の資料でも
よろしいでしょうか？」

「読む資料」「見る資料」を意識して作成することで、
書類作成の手戻りが減り、働き方改革にもつながります。


『「数学的」な仕事術大全』深沢 真太郎著を
一部参考にしました。

【編集後記】
4月はハタ コンサルタント株式会社の
研修講師8名が、フル稼働で研修を実施しています。
講師の体調が心配でしたが今日までは、
皆元気で新入社員を育成しています。
GWまで駆け抜けようと思います。

★開催予定のハタコンセミナー
詳しくはこちらをご覧ください。
https://www.hata-web.com/

◆現場代理人育成6か月コース
【東京】6月8日（土）〜
【大阪】6月 22日（土）〜
【オンライン】 6月22日（土）〜
https://hata-web.com/open_seminar/14505/
6か月で現場代理人に必要な能力を鍛え上げる専門的な研修です。
現場で成果を上げる現場代理人になるために
良い習慣を身につけることを目的としています。

★学習教材〜書籍、DVD〜
社内研修や自習にて活用できる建設技術書籍、
DVDを以下よりご覧いただけます。
https://hata-web.com/online-shop/

【無料ノウハウ集提供中】
本メルマガ読者に限定で、建設業向け
無料ノウハウ集を提供中です。

無料ノウハウ集の目次です
●人材育成手法
【新入社員育成の秘訣】
【若手社員育成の秘訣】
【現場代理人育成の秘訣】
【工事部長・課長育成の秘訣】
【現場コミュニケーション技術】

●業績アップ手法
【工事成績評定で80点を取る方法】
【技術提案で高い評価を得る方法】
【原価低減のポイント】
【建設業が ISO を活用して儲ける秘訣】

下記にアクセスしてパスワードを聞かれたら
「hatacon」
と入力してください。
https://hata-web.com/know-how-collection

●降籏　達生のプロフィールはこちら
https://hata-web.com/lecturer/607/

【発行】ハタ コンサルタント株式会社　代表取締役　降籏　達生
【所在地】愛知県名古屋市中村区名駅4-2-28　名古屋第2埼玉ビル
【東京本店】東京都中央区銀座七丁目15番8号　タウンハイツ銀座406
【大阪本店】大阪市中央区南船場四丁目10番5号 南船場SOHOビル702

電話052-533-9688　FAX052-533-9689

【ホームページ】https://hata-web.com/
【作者に直接メールする】furuhata@hata-web.com



■独自配信版メルマガも配信しています
https://hata-web.com/mailmagazine/
------------------------------------------------------------------------

　（以下、まぐまぐ！さんからのメッセージ・広告です）

◎このメルマガに返信すると発行者さんにメッセージを届けられます
※発行者さんに届く内容は、メッセージ、メールアドレスです

◎がんばれ建設〜建設業専門の業績アップの秘策
の配信停止(unsubscribe)はこちら
⇒ https://regist.mag2.com/reader/Magrddel?reg=unsubscribe_direct_footer&id=177186&e=kasasagi777%40gmail.com&l=hbp03fe602

━━━━━━━━━━━━━━━━━
▽あなたにおすすめのメルマガ【Pickup!】
━━━━━━━━━━━━━［PR］━
●原田武夫国際戦略情報研究所公式メールマガジン
https://regist.mag2.com/reader/Magrdadd?rdemail=kasasagi777%40gmail.com&magid=0000228369&reg=pc_footer2&l=hbp03fe602
※ワンクリックで簡単に無料登録できます↑

2024年の市場はどう動く？元キャリア外交官でシンクタンク代表、原田武夫の見解とは？


━━━━━━━━━━━━
『マネーボイス』人気記事トップ５
━━━━━━━━━━━━
小林製薬、"紅麹"で株価下落後に急回復…買いの好機か？長期投資のプロが徹底分析
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f2d5944639

世界がうらやむ日本経済の未来。2つの革新的技術「水素エネルギー」「光半導体」で再飛躍は確実
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f2d5946575

5％賃上げでも労働者が楽になれない腹立たしい理由。実質賃金プラス転換はまだまだ先か
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f2d594a3fb

親の財産を法律専門職に奪われる事例が多発…認知症を狙う「成年後見制度」を使った卑劣な手口
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f2d594f216

なぜ長期投資家にとって「ROE（自己資本利益率）」が重要なのか。プロが買う基準と注目する4銘柄
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f2d5953869

『マネーボイス』 http://i.mag2.jp/r?aid=a5a67f3f41df2f
専門家と個人投資家の本音でつくる総合金融情報メディア


━━━━━━━━━━━━
注目の有料メルマガをご紹介
━━━━━━━━━━━━
●世界三大投資家ジム・ロジャーズの「Make Japan Great Again」
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f299abe453&e=kasasagi777%40gmail.com
ジム・ロジャーズ氏が考える相場展望や、日々の投資判断に役立つ情報をメルマガでお届けします。
最新号では、日銀のマイナス金利解除と、日本の株式市場の行方について解説。あわせて「おすすめの通貨(安全な通貨）は？」「今後為替は円高、円安どちらに振れる？」「銀はインフレヘッジによい？」といった読者からの質問にも回答しています。
読者でない方からの質問も大募集中！

●週刊 Life is beautiful
米国で活躍するエンジニア、起業家、投資家の中島聡氏のメルマガ。
最新のテクノロジーやビジネスについて毎週濃厚な情報をお届け。
4/16号では「AIブームはバブルなのか？」のテーマをAI株の動きやエンジニアならではの目線から考察。そのほか「ワールドコインについてどう思う？」、「事業を始める時のチェックポイントは？」、「保有している株式とその理由は？」など読者からの質問にも回答。
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f299b05426&e=kasasagi777%40gmail.com
※ワンクリックで簡単にお試し登録↑（初月無料）

●大村大次郎の本音で役に立つ税金情報
元国税調査官で著書６０冊以上の大村大次郎氏が、ギリギリまで節税する方法を伝授。
4/16号では「共働き夫婦の税金の裏ワザ１」、「AV女優の追徴課税の謎」、「社会保険料が爆上がりしている恐ろしい理由」を解説。
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f299b10ee1&e=kasasagi777%40gmail.com
※ワンクリックで簡単にお試し登録↑（初月無料）


━━━━━━━━━━━━
注目の著者 独占インタビュー！
━━━━━━━━━━━━
「不登校は解決できます。コンプリメント(ほめ言葉)は親の信頼と愛情です」─森田直樹氏
https://i.mag2.jp/r?aid=a661f2aafb523f


─────────[PR]─
この株高でも資産が増えない投資家は何がまずいのか？
誰でも銘柄選定・売買タイミングの正解を選べる投資手法
https://i.mag2.jp/r?aid=a6605123b9ee5b
─[PR]─────────


━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━【広告するなら、まぐまぐ！】━
大量に配信、確実な登録。メルマガ広告はクリック先のユーザー登録に強い！
３０種類以上のメニューから、お客様に最適なプランをご提案いたします！
☆広告のお問い合わせ ⇒ https://www.mag2.co.jp/contact/
☆メルマガ読者を増やす ⇒ https://www.mag2.com/sv/menu/
━━━━━━━━━━━━━━━━━━