2024年4月24日水曜日

【がんばれ建設】なぜあなたが作成した資料は、「わかりにくい」と言われるのか

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がんばれ建設
〜建設業専門の業績アップの秘策〜

ハタ コンサルタント株式会社
降 籏 達 生

2024年4月24日 NO2256

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お世話になっている皆様。
いつもありがとうございます。
ハタ コンサルタント株式会社 降籏達生
(ふるはたたつお)です。

◆なぜあなたが作成した資料は、「わかりにくい」と言われるのか

「資料を作るのがへたで、何が言いたいのか
わからないと言われてしまう」

「一所懸命に資料を作成して上司に提出すると、
こんな資料は求めていないと言われた」

「「見づらい資料ですね」
「要するに何が言いたい資料なのでしょうか」
「情報が足りません」と言われることが多い」

こんなことを言われた方はいませんか。
これは資料を作成する際の「種類」を
間違えていることが原因です。

作成する資料には次の2種類があります。
1)じっくり、ちゃんと読む資料
(落ち着いて丁寧に)
2)パッと、サクッと、見る資料
(素早く大雑把に)

状況に合った資料を作成すると、
先ほど書いたような失敗体験は減ります。

◆1)「じっくり、ちゃんと読む資料」は、
細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する必要があります。

作成にあたり留意することはまさに、
「細かい情報まで正確かつ丁寧に記載する」ことです。
逆に言うと、工夫の要らない資料で、次のようなものです。

・毎月作成する出来高報告資料
・契約書や覚書
・事故報告書やヒヤリハット報告書など、
 細部まで正確に情報を伝達するための書類

これらはひと言で言うと「読む資料」です。

◆2)「パッと、サクッと、見る資料」は、
情報を削ぎ落とし、重要点を強調し、色やグラフなどを活用し、
見やすく、美しい資料にする必要があります。
つまり工夫が必要な資料で、次のようなものです。

・企業説明会や、プロポーザル等にて自社の魅力を訴えるPR資料
・経営層に向けて行うプレゼン資料
・地元説明会にて近隣住民に対して行う工事概要説明資料

これはひと言で言うと「見る」資料です。


ここで重要なのはこの2つを
どう使い分けるかということです。

1)の読む資料とは、相手に読ませるためのものです。
2)の見る資料とは、相手に見せるためのものです。

具体的な事例で解説します。

ケース1:発注者に向けて、設計変更増額を求める資料を作成する

→「読む」ための資料が必要
 数字の裏付けをきちんと書き、増額の必要性を伝える

ケース2:忙しい上司に1分程度で予算書の説明をする

→「見る」ための資料が必要
 工法比較表、同種工事との単価比較表など
 一目で分かる資料が必要

ケース3:客先へのプロポーザル資料

→両方とも必要
 まず、自社PRを「見る」資料で作成し、
 技術提案の内容は「読む」資料で作成する


もしも、どのような資料の作成が必要かが
分からないときは、相手に事前確認します。

「明日のお打ち合わせに資料を持参いたします。
じっくり読み込んでいただく資料は
後日メールにてお送りしますので、
明日はパッと見ていただく程度の資料でも
よろしいでしょうか?」

「読む資料」「見る資料」を意識して作成することで、
書類作成の手戻りが減り、働き方改革にもつながります。


『「数学的」な仕事術大全』深沢 真太郎著を
一部参考にしました。

【編集後記】
4月はハタ コンサルタント株式会社の
研修講師8名が、フル稼働で研修を実施しています。
講師の体調が心配でしたが今日までは、
皆元気で新入社員を育成しています。
GWまで駆け抜けようと思います。

★開催予定のハタコンセミナー
詳しくはこちらをご覧ください。
https://www.hata-web.com/

◆現場代理人育成6か月コース
【東京】6月8日(土)〜
【大阪】6月 22日(土)〜
【オンライン】 6月22日(土)〜
https://hata-web.com/open_seminar/14505/
6か月で現場代理人に必要な能力を鍛え上げる専門的な研修です。
現場で成果を上げる現場代理人になるために
良い習慣を身につけることを目的としています。

★学習教材〜書籍、DVD〜
社内研修や自習にて活用できる建設技術書籍、
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●降籏 達生のプロフィールはこちら
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【発行】ハタ コンサルタント株式会社 代表取締役 降籏 達生
【所在地】愛知県名古屋市中村区名駅4-2-28 名古屋第2埼玉ビル
【東京本店】東京都中央区銀座七丁目15番8号 タウンハイツ銀座406
【大阪本店】大阪市中央区南船場四丁目10番5号 南船場SOHOビル702

電話052-533-9688 FAX052-533-9689

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